| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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Recibir el requerimiento por parte de los funcionarios que administran los Fondos de Servicios Educativos (Rector y/o Tesorero) |
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Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
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Correo electrónico u oficio mediante Sistema de Gestión Documental GED |
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Se recibe la solicitud de asesoría, basado en las inquietudes o necesidades requeridas por parte de los funcionarios que administran los Fondos de Servicios Educativos (Rector y/o Tesorero) |
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Diseño cronograma de Asistencias Técnicas ajustado al POAIV |
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Archivo cuadro cronograma |
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De conformidad con las solicitudes recibidas y los resultados obtenidos en el reporte de información financiera por parte de los FSE se programan las asistencias técnicas a las Instituciones Educativas. |
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Socialización cronograma de Asistencias Técnicas |
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Presentación del cronograma elaborado al (la) jefe de oficina y al (la) profesional universitario de jefe presupuesto de la SEM |
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Asistencia técnica de asesoría y capacitación |
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Fotográfico, Listado de asistencia y/o acta de visita de asistencia técnica |
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Se realiza visita presencial a fin de orientar a los rectores y tesoreros sobre el manejo contable y presupuestal, estandarización de informes a presentar, teniendo en cuenta la normatividad general aplicable y los lineamientos de la Contaduría General de la Nación, del Ministerio de Educación Nacional y demás políticas establecidas por la Entidad Territorial. |
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Verificación y acompañamiento en temas contables |
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Documentos fuente:
Software contable, Reporte informe CHIP, libros contables, libros auxiliares y Declaraciones de pago de impuestos y demás cargas impositivas y tributarias de los FSE.
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Se realizan las verificaciones pertinentes entre la contabilidad y los reportes de información contable a la contaduría general de la nación, validando las cifras registradas, verificando la técnica contable, (Principio de causación, amortización, partida doble), se verifican los soportes, la presentación de declaraciones y pago de impuestos municipales y nacionales. |
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Verificación y acompañamiento en temas presupuestales. |
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Documentos fuente: (Acuerdos de aprobación, adición, reducción y traslado del Presupuesto, Resolución de Liquidación del presupuesto en la vigencia, PAAC, Plan Anual de Adquisiciones y herramienta de control y ejecución del presupuesto. |
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En la respectiva verificación se revisa el cumplimento de la normatividad aplicable en materia presupuestal y de los principios del mismo. (Estatuto Orgánico de Presupuesto y Decreto único reglamentario de los FSE), Certificados de disponibilidad presupuestal y compromisos de los procesos contractuales adelantados, además se valida porcentaje de ejecución del presupuesto. |
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Verificación y acompañamiento en lo pertinente a la Tesorería |
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Documentos fuente:
Reglamento de Tesorería, conciliaciones bancarias de la cuenta maestra y demás cuentas bancarias del FSE, póliza de manejo y, órdenes de pago
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Se verifica que el FSE, tenga aperturadas y conciliadas con extractos todas las cuentas bancarias habilitadas para el manejo de las diferentes fuentes de financiación, que se aplique el manual de tesorería y que los giros por concepto de pagos se efectúen con el lleno de los requisitos, los descuentos por concepto de retenciones sean los correctos y se cuente con todos los documentos requeridos para generar las órdenes de pago. |
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Verificación y acompañamiento en lo referente a los inventarios de bienes muebles |
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Documentos fuente:
Manual de inventarios de bienes muebles, herramienta de control de bienes, actas de ingreso, custodia, traslado y salida
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Se revisa el estado, registro, documentos y controles implementados por parte de los FSE para el manejo de los inventarios de bienes muebles, su actualización al igual que los manuales de reglamentación. |
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Asesorar y verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos por los FSE ante los órganos de control y los temas de archivo |
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Documentos fuente:
Planes de mejoramientos suscritos por parte del FSE, avances, evidencias, documentación de los procesos del FSE que hagan parte del archivo de gestión y del archivo central
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Verificar los planes de mejoramiento suscritos por los FSE, con el objetivo de determinar los avances y validar el cumplimiento y evidencias de los mismos, además del manejo y custodia de la información documental del FSE. |
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Verificar y asesorar la rendición de cuentas por parte del FSE ante la comunidad educativa |
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Fotografías y documento de informe socializado |
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Verificar el cumplimiento de las disposiciones normativas en materia de rendición y presentación de informes de gestión y utilización de recursos a la toda la comunidad educativa en general. |
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Elaborar documentos (protocolos, manuales y documentos guía) que permitan controlar y mejorar los procesos del FSE |
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Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
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Documentación: Manuales, protocolos, modelos de documentos aplicados en los procesos del FSE |
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Elaborar documentación (Manuales, protocolos, modelos de documentos aplicados en los procesos del FSE) que sirvan de herramienta de control y apoyo a los responsables del manejo de los FSE en el desarrollo de las funciones, procesos y normatividad aplicable para el manejo eficiente de los recursos que ingresan para el cumplimiento de la actividad misional. |
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Efectuar capacitación en los temas relacionados al manejo de los FSE |
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Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
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Fotografías y listado de asistencia |
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Efectuar jornadas de capacitación a los rectores y tesoreros de las I.E, para mejorar sus competencias y conocimientos en los temas relacionados con los procesos que hacen parte del manejo del FSE y en los asuntos de la hacienda pública que requieran ser tratados para el buen uso de los recursos públicos |
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